随着数字科技的不断发展,电子会计档案管理已经成为企业财务管理中不可或缺的一部分。电子会计档案管理不仅可以提高会计档案管理的效率和精度,还可以降低企业管理成本,提高企业管理水平。
《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,肯定了企业可仅以电子形式保存符合办法规定条件的电子会计资料。在财务管理3.0时代,结合智能财务管理系统的广泛使用,其中的电子会计档案管理也起到非常重要的作用。
电子会计档案管理及其优势
电子会计档案管理是指利用计算机技术、数字技术等手段,对企业的会计档案进行数字化处理,并进行存储、管理、检索、使用和销毁等一系列管理工作。电子会计档案管理包括电子会计档案的收集、整理、归档、保管、检索和利用等环节。
与传统的会计档案管理相比,电子会计档案具有非常明显的优势:
● 提高会计档案管理效率:电子会计档案可以大大提高会计档案管理的效率。以往的企业会计档案管理需要大量的纸质文件,需要人工进行收集、整理、归档、保管等环节,耗时耗力。而电子会计档案管理可以利用数字技术进行自动化处理,大大提高了管理效率。
● 提高会计档案管理精度:电子会计档案可以提高会计档案管理的精度。电子会计档案可以进行数字签名、电子盖章等操作,保证了档案的完整性和真实性。同时,电子会计档案可以进行数据分析和检索,方便管理人员进行数据分析和决策。
● 降低企业管理成本:电子会计档案可以降低企业管理成本。电子会计档案不需要大量的纸质文件,不需要大量的物理存储空间,可以降低企业的存储成本。同时,电子会计档案管理可以利用计算机技术进行自动化处理,减少人工成本。
● 提高企业财务管理水平:电子会计档案管理可以提高企业管理水平。电子会计档案管理可以对会计档案进行数字化处理,方便管理人员进行数据分析和决策。同时,电子会计档案管理可以提高会计档案管理的规范化和标准化水平,提高企业管理水平。
电子会计档案管理的实施步骤
电子会计档案管理的实施步骤可以分为以下几个方面:
● 确定目标、流程和规范:企业应当根据自身的业务特点和管理需求,确定电子会计档案管理的目标、流程和规范。电子会计档案管理的流程应当包括电子会计档案的收集、整理、归档、保管、检索和利用等环节。企业应当制定电子会计档案管理的规范,确保电子会计档案管理的规范化和标准化。
● 确定技术支持和安全保障:企业应当根据自身的业务特点和管理需求,确定电子会计档案管理的技术支持和安全保障。电子会计档案管理需要借助计算机技术、数字技术等手段,因此企业应当具备相关的技术支持和安全保障。
● 采用先进的系统实施电子会计档案管理:企业应当根据确定的电子会计档案管理的目标、流程、规范和技术支持,实施电子会计档案管理。实施电子会计档案管理需要对员工进行培训,确保员工能够熟练掌握电子会计档案管理的方法和技巧。
● 监督和评估电子会计档案管理:企业应当对电子会计档案管理进行监督和评估。监督和评估可以采用内部审计、第三方审计等方式,确保电子会计档案管理的有效性和安全性。
电子会计档案管理系统
新一代智能财务系统通过“电子会计档案管理”支持档案工作实现自动化处理。例如:在报销业务过程中,已经将原始的票据信息全面采集;在归档时,根据业务类型,自动将报销信息、发票信息、上游数据信息、审批信息、附件信息、核算凭证数据信息、回单信息自动一键生成电子档案用以归档。其它财务相关的凭证及关联文档,也都可以根据一致的自动流程进行档案关联全过程工作。
系统主要功能和特点:
● 通过会计核算系统、报销系统、税务系统、影像系统为企业电子会计档案提供资料来源,实现会计电子档案生成、调阅、查看、归档、销毁的全生命周期管理。
● 通过加密、索引、数字签名、数字版权等技术保证电子文件的安全性及可用性。
● 支持多层次权限及流程管理,对电子档案可设定经办、审核、审批等必要的审签程序。
● 通过设置交叉验证规则,支持对档案的真实性、完整性的检查。
● 对各类会计文件、档案及相关联的内部、外部文件(含电子文档和纸质文件)自动生成版式文件,或保存原始文件的影像,包括:
1. 记账凭证、会计账簿、会计报表等。
2. 企业内部单据,如:出入库单、借据、调拨单等。
3. 外部电子票据,如:电子发票、非税票据等。
4. 纸质票据,如:收付款单据、支票存根、纸质发票等。
● 以凭证为主体,以单据、凭证附件为二级目录,以单据附件、影像为三级目录,实现凭证、单据及其附件影像的联查。
● 多种方式装册,不用打印凭证,纸质档案只归档单据即可,实现纸质单据归档与电子档案对应。
● 支持数据异步传输,减小性能压力。每天定时传输单据及影像等,总账系统每月集中传输凭证,支持集团财务共享中心处理模式。
● 通过AI技术支持文档扫描和保存、全文检索和查询、穿透式联查等管理方式。
● 将结合更多的AI(人工智能)和AIGC(生成式人工智能)应用技术,进一步提升电子会计文档的管理水平。
融和科技 超级ERP-电子会计档案管理系统
融和科技“超级ERP -电子会计档案管理系统”,以数智化技术平台为基础,采用多项人工智能技术,以及先进的系统架构,建立了基于智能财务管理基础上的电子会计档案“收集、整理、归档、保管、检索和利用”等一体化管理平台,实现电子会计凭证报销、入账、归档全生命周期档案管理,为企业提供数智化的电子会计档案管理,助力企业提升工作效率和管理能力。
作为企业数字化转型和国产信创的成功关键,融和科技的“超级ERP-电子会计档案管理系统”已经为多家大型企业在建设新一代智能财务系统起到重要的作用,其中也包括了国家级大型金融企业集团。通过建设“智能、互联、高效、共享”的智能财务之电子会计档案管理系统,推动企业财会管理向“数字化、智能化”方向转型,有效提升财务精细化管理水平与价值贡献,进一步助力企业财会管理高质量发展。